Tudo Começou com Repetição
Percebi que estava digitando os mesmos prompts várias vezes. Outro dia, mesma estrutura. Mesmas pequenas edições. Com o tempo, isso virou um insight importante—não por causa de um prompt genial, mas porque notei um padrão no meu trabalho.
Este post é sobre esse momento: quando a repetição vira sinal de automação.
Meu Amor por Sistemas de Organização
Sempre fui atraído por ferramentas de organização e gestão do tempo. Há mais de 10 anos uso o método Bullet Journal —uma prática de mindfulness desenvolvida como sistema de produtividade criado por Ryder Carroll. O que mais amo nessa abordagem analógica é como ela me permite navegar rapidamente entre anos e ver que padrões emergem ao longo de dias, meses e anos inteiros. O ato físico de escrever cria um arquivo pesquisável dos meus pensamentos, decisões e temas recorrentes.
Através da minha prática do Bullet Journal, posso folhear meses de registros e identificar os mesmos desafios, os mesmos tipos de reuniões, os mesmos pontos de decisão aparecendo repetidamente. Essa visão de longo prazo foi o que primeiro me fez perceber meus padrões repetitivos de prompts com ferramentas de IA. O Bullet Journal me ensinou a procurar padrões—e uma de suas práticas fundamentais é exatamente o que recomendo como primeiro passo rumo à automação.
Etapa 1: Entenda Sua Rotina com um Diário de Tempo
Antes de automatizar qualquer coisa, é essencial entender como você gasta seu tempo e energia.
Um diário de tempo é uma ferramenta simples de reflexão. Durante três a cinco dias, registre o que você faz a cada 30 a 60 minutos. Para cada atividade, anote:
- O que você fez
- Quanto tempo levou
- Como você se sentiu (energizado, cansado, produtivo, distraído)
- Se a atividade foi essencial, repetitiva ou criativa
Isso ajuda a criar consciência sobre padrões e oportunidades de melhoria.
Etapa 2: Identifique Repetições e Oportunidades de Automação
Ao revisar seu diário de tempo, certos padrões vão emergir e revelar verdadeiras minas de ouro para automação. Como engenheiro, você pode notar que toda segunda-feira gasta 30 minutos verificando logs de servidor manualmente, formatando relatórios de deploy, ou escrevendo atualizações similares para stakeholders. Como gestor, pode descobrir que está constantemente redigindo emails parecidos—instruções de onboarding para novos membros da equipe, resumos de retrospectivas de sprint, ou solicitações de atualizações de projeto que seguem a mesma estrutura mas com detalhes diferentes.
O insight fundamental aqui é distinguir entre repetição valiosa e repetição que drena energia. Code reviews, por exemplo, são repetitivos mas exigem julgamento humano e momentos de ensino. Porém, toda a estrutura administrativa ao redor dos code reviews—criar tickets, atualizar quadros de projeto, ou enviar emails de lembrete—frequentemente segue padrões previsíveis que podem ser automatizados.
Procure especialmente por trabalhos que têm relações consistentes de entrada-saída. Quando você se pega pensando “já escrevi algo parecido antes” ou “isso segue o mesmo formato da última vez,” você encontrou um candidato para automação. A questão não é se a tarefa é importante, mas se as partes mecânicas dessa tarefa importante podem ser gerenciadas por IA enquanto você foca nos elementos estratégicos, criativos ou interpessoais que realmente exigem sua expertise.
Etapa 3: Adote uma Mentalidade AI-First
Antes de conseguir automatizar efetivamente com IA, você precisa entender suas capacidades e limitações através de prática deliberada. É aqui onde entra a tal da “Mentalidade AI-First”—uma abordagem de aprendizado que tem sido crucial para meu sucesso com automação.
Minha configuração é simples mas intencional: trabalho com dois monitores. Na tela principal, conduzo meu workflow normal. No segundo monitor, convido ativamente a IA para cada etapa da minha rotina, por menor ou aparentemente inadequada que seja. Escrevendo um email? A IA dá uma olhada. Planejando a agenda de uma reunião? A IA oferece input. Revisando código? A IA dá uma perspectiva. Até tarefas mundanas como organizar arquivos ou agendar compromissos—tudo recebe o tratamento de IA.
Isso não é sobre substituir meu julgamento ou fazer a IA fazer todo o trabalho. É sobre construir um entendimento profundo de onde a colaboração com IA faz sentido e onde não faz. Algumas interações me ensinam que a IA se destaca em certos padrões que eu não havia considerado. Outras revelam limitações que me poupam de erros futuros de automação. Às vezes descubro que uma abordagem funciona hoje mas precisa de refinamento, então anoto para revisitar em uma semana ou mês conforme os modelos melhoram.
Essa prática tem sido inestimável para automação porque me dá dados reais sobre as forças e fraquezas da IA em todo o espectro do meu trabalho. Quando depois identifico tarefas repetitivas que vale automatizar, já sei por experiência como a IA lida com contextos similares, que padrões de prompting funcionam, e onde a supervisão humana continua essencial.
A Mentalidade AI-First não é sobre adoção cega—é sobre parceria informada. Ao experimentar deliberadamente com IA em todo seu workflow, você constrói a intuição necessária para automatizar efetivamente e evitar a armadilha comum de automatizar as coisas erradas ou automatizá-las mal.
Etapa 4: Automatizar com IA de Forma Inteligente
Tentar automatizar tudo de uma vez geralmente não dá certo. Comece com uma parte do processo e evolua.
Divida em Partes Separe fluxos grandes em pequenas etapas. A IA pode não fazer tudo, mas pode ajudar em pontos importantes.
Automatize aos Poucos Comece com uma automação simples. Depois, vá melhorando com o tempo.
Aceite Etapas Manuais Muitas automações eficazes ainda exigem revisão ou clique humano. Isso ainda economiza tempo.
Pense em Etapas Visualize o processo como uma sequência:
- Algo é disparado (por exemplo, uma sprint é encerrada)
- Dados são coletados
- Um resumo é gerado
- O conteúdo é formatado
- O resultado é enviado
Cada etapa pode ser construída e testada separadamente.
Etapa 5: Ferramentas para Começar com IA e Automação
Você não precisa ser programador para começar a automatizar. Existem ferramentas feitas para isso.
GPTs Personalizados da OpenAI
GPTs são versões personalizadas do ChatGPT que você pode criar diretamente na plataforma da OpenAI. Você define o objetivo, o tom, os arquivos e as funções que deseja ativar (como usar navegador ou interpretar código).
Como criar seu primeiro GPT:
Acesse chat.com e clique em “Explore GPTs”
Clique em “Criar um GPT”
Siga o assistente e descreva o que o GPT deve fazer
Opcionalmente, adicione arquivos, APIs ou defina estilo de resposta
Não é preciso saber programar, mas é importante saber escrever boas instruções.
Google Apps Script
O Google Apps Script é um ambiente de programação leve baseado em JavaScript que permite automatizar Gmail, Google Sheets, Agenda e outros serviços.
Para criar seu primeiro script:
- Acesse script.google.com
- Crie um novo projeto
- Escreva sua lógica (você pode usar exemplos prontos da internet)
- Autorize o script e configure os gatilhos
Conhecimentos básicos de JavaScript ajudam, mas muitos scripts podem ser adaptados de tutoriais.
Exemplo Prático: E-mails de Resumo de Sprint
Imagine que seu time usa Jira e você quer enviar resumos automáticos quando uma sprint for encerrada.
Processo:
- O Google Apps Script detecta o encerramento da sprint via webhook ou verificação agendada.
- Ele coleta:
- Nome da sprint e período
- Histórias concluídas
- Metas associadas
- Envia essas informações para um GPT com uma instrução como:
- “Resuma esta sprint para os stakeholders. Foque no valor entregue e nas principais mudanças de escopo.”
- O GPT gera um resumo claro no seu estilo.
- O Apps Script envia o e-mail para os destinatários definidos.
Isso poupa tempo e melhora a comunicação.
Do Analógico ao Digital: Uma Jornada de Padrões
Quando comecei a digitar os mesmos prompts repetidamente, não pensei imediatamente em “automação.” Pensei em “padrão.” É o Bullet Journal falando—dez anos de registros manuscritos me ensinando a notar quando hoje parece suspeitosamente com ontem.
Mas aqui está o que aprendi: o caminho de notar repetição até construir automação efetiva não é só sobre as ferramentas. É sobre construir o relacionamento certo com IA primeiro. Minha abordagem dos dois monitores me ensinou que colaboração com IA é uma habilidade que exige prática deliberada. Você não consegue automatizar bem o que não entende, e não consegue entender as capacidades da IA sem experimentar em todo seu workflow.
A progressão é clara: consciência leva à experimentação, experimentação constrói intuição, e intuição permite automação inteligente. Pule qualquer etapa, e você vai automatizar as coisas erradas ou automatizá-las mal.
Comece pequeno. Escolha uma tarefa repetitiva do seu diário de tempo. Aplique a Mentalidade AI-First para entender como a IA lida com esse tipo de trabalho. Depois construa sua primeira automação simples—mesmo que só esboce um email ou formate um relatório. O objetivo não é substituir você; é amplificar sua intenção e liberar espaço mental para o trabalho que realmente exige suas habilidades genuinamente humanas.
As ferramentas estão prontas. A questão não é se a IA vai mudar como trabalhamos—é se seremos intencionais sobre como deixamos ela nos mudar. Escolha curiosidade em vez de conforto. Escolha experimentação em vez de eficiência. Escolha aprendizado em vez de atalhos.
Seu eu futuro vai agradecer por começar hoje.